文秘崗位基礎(chǔ)知識(shí)
在一個(gè)企業(yè)中,文秘工作具有十分重要的作用,相關(guān)政策法規(guī)的宣傳貫徹、老總的指令、公司的決策、企業(yè)的理念、員工的聲音,規(guī)章制度、信息傳遞、社交關(guān)系、溝通聯(lián)絡(luò)等等,都會(huì)在文秘工作中體現(xiàn)出來(lái)。下面是文秘崗位基礎(chǔ)知識(shí)，隨小編一起來(lái)看一下吧。
秘書是公司和當(dāng)?shù)陿淞⒂诳蛻裘媲暗男蜗蟠翱�，是一個(gè)樞紐起著承上啟下的作用，是店長(zhǎng)的左右手。一個(gè)優(yōu)秀的秘書能為主管分擔(dān)一半以上的事務(wù)及管理工作。店務(wù)秘書的主要工作職責(zé)有：店內(nèi)事務(wù)管理;互動(dòng)管理;與總部溝通管理;緊急事務(wù)應(yīng)對(duì)管理
(一)客戶資料管理
【總客戶登記冊(cè)】用于登記當(dāng)天值班接待的上門客人和經(jīng)紀(jì)人當(dāng)天獲取的除上門外的客人，秘書負(fù)責(zé)提醒督促經(jīng)紀(jì)人將當(dāng)天收集到的所有客人登記在總客戶登記冊(cè)上。及時(shí)更換收藏已登記滿的總客戶登記冊(cè)，存檔一年后作廢銷毀。
【登報(bào)客戶登記表】用于登記登報(bào)來(lái)電問(wèn)詢的客戶，編號(hào)并與當(dāng)天下午下班前統(tǒng)一分配給經(jīng)紀(jì)人，督促跟進(jìn)。及時(shí)收藏半年后作廢銷毀。
(二)制度執(zhí)行
秘書在執(zhí)行制度過(guò)程中應(yīng)以《公司制度》、《行為規(guī)范》及當(dāng)?shù)旯芾碇贫葹闃?biāo)準(zhǔn)，發(fā)現(xiàn)某同事違反規(guī)定時(shí)，及時(shí)給予提醒，或匯報(bào)店長(zhǎng)，由店長(zhǎng)決定是否處罰，店長(zhǎng)確定處罰，秘書開罰單，店長(zhǎng)簽字，秘書執(zhí)行罰款。
(三)考勤管理：秘書應(yīng)該熟練掌握《考勤管理辦法》的詳細(xì)內(nèi)容，嚴(yán)格監(jiān)督打卡情況。中國(guó)房地產(chǎn)中介聯(lián)盟網(wǎng)--聯(lián)盟吧-
(四)值班管理：秘書于當(dāng)月的最后一天制定下月的值班表，由店長(zhǎng)確認(rèn)簽字生效，于晚會(huì)告知傳閱并張貼告示當(dāng)?shù)晖剩员阌诮?jīng)紀(jì)人提前做計(jì)劃。
(五)衛(wèi)生管理：當(dāng)天衛(wèi)生由值班人員打掃，秘書應(yīng)監(jiān)督當(dāng)?shù)晷l(wèi)生及辦公設(shè)備的整潔度。發(fā)現(xiàn)值班人員沒(méi)做衛(wèi)生或馬虎對(duì)待的，告知店長(zhǎng)，由店長(zhǎng)處罰。每月負(fù)責(zé)組織至少一次的衛(wèi)生大掃除。
(六)表格表單管理
【普通表單格】：經(jīng)紀(jì)人用和秘書用的表單格分類存放于固定位置，并標(biāo)識(shí)清楚，一周整理一次，及時(shí)備存，確保各類表單格齊全供經(jīng)紀(jì)人使用。
【特殊表單格】：租賃合同和收據(jù)要在租賃專員提出申請(qǐng)時(shí)發(fā)放，發(fā)出24小時(shí)內(nèi)收回租賃傭金，收據(jù)本和一份存檔合同(一式三份中的其中一份)。作廢合同三份都收回并注明“作廢”的字樣。月底將當(dāng)月的所有存檔合同匯總，制作租賃檔案上交財(cái)務(wù)部
(七)當(dāng)?shù)贽k公用品和基金的管理
【辦公用品的領(lǐng)用】制作成一份辦公用品領(lǐng)用登記表，監(jiān)督領(lǐng)用登記，月底統(tǒng)計(jì)，供數(shù)據(jù)分析用。對(duì)當(dāng)?shù)贽k公設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，如出現(xiàn)故障先尋找原因，在能力范圍內(nèi)的盡量獨(dú)立解決，在能力范圍外的及時(shí)與廠家或其他服務(wù)機(jī)構(gòu)聯(lián)系。
【當(dāng)?shù)昊鸬墓芾怼浚焊鶕?jù)當(dāng)?shù)昃唧w情況于月初或月末將當(dāng)?shù)昊鹗罩骷?xì)表張貼告示
(八)數(shù)據(jù)匯總
【每周】：周考勤匯總，客戶和房源統(tǒng)計(jì)，帶看量、簽單數(shù)匯總。
【每月】：月考勤匯總，客戶和房源匯總，帶看量簽單明細(xì)統(tǒng)計(jì)，當(dāng)?shù)暝捹M(fèi)及辦公用品費(fèi)用統(tǒng)計(jì)。
(九)接待
【客戶接待】：在值班人員外出帶看或繁忙時(shí)接待上門客戶，將客戶信息分類登記于登記表中，盡量詳細(xì)具體，并于當(dāng)天交接給值班人員。秘書所接待的'房源及客人統(tǒng)歸當(dāng)天值班人員所有。
【同事接待】：來(lái)者是客，到當(dāng)?shù)陙?lái)的他店經(jīng)紀(jì)人或其他部門的同事都應(yīng)熱情接待，倒水讓座，提供恰當(dāng)?shù)膸椭?/p>
【注意事項(xiàng)】：
a：秘書是公司的形象代表，是當(dāng)?shù)甑拇翱诤蜆屑~，接待禮儀要規(guī)范細(xì)致到位。
b：隨時(shí)保持飽滿的精神狀態(tài)。
(十)注意職責(zé)與工作任務(wù)：
1、負(fù)責(zé)公司內(nèi)、外部文書處理：負(fù)責(zé)集團(tuán)公司相關(guān)資料文件的接收、裝訂、傳閱、送簽;負(fù)責(zé)集團(tuán)公司內(nèi)的復(fù)印、傳真、打印等工作。
2、協(xié)助辦公室主任進(jìn)行相關(guān)會(huì)議的組織，并做好記錄：負(fù)責(zé)會(huì)議的記錄和整理;負(fù)責(zé)會(huì)議場(chǎng)所的安排與布置;負(fù)責(zé)會(huì)議的服務(wù)工作及相關(guān)活動(dòng)的安排;負(fù)責(zé)會(huì)議相關(guān)資料的編印。
3、協(xié)助辦公室主任做好公司的接待工作：協(xié)助辦公室主任負(fù)責(zé)公司來(lái)訪人員的接待，包括外事活動(dòng)的組織、接待、翻譯工作;協(xié)助辦公室主任負(fù)責(zé)公司相關(guān)公共關(guān)系的建立和保持。
4、協(xié)助辦公室主任做好其它各項(xiàng)工作：協(xié)助辦公室主任做好公司印簽的使用與管理，并做好用印的登記，以備查。
5、協(xié)助檔案管理員做好檔案管理工作。
6、完成辦公室主任交辦的其它各項(xiàng)工作。
(十一)權(quán)力和責(zé)任：
權(quán)力：相關(guān)文書的起草權(quán)。
考核指標(biāo)：文書起草、會(huì)議記錄完成質(zhì)量及完整性;文書收發(fā)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性;考勤、服從安排、遵守制度;其他專業(yè)知識(shí)技能。
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