第一次聽說ERP，是在五年前的大學(xué)課本上，第一次使用ERP，是在大學(xué)畢業(yè)前實(shí)習(xí)時(shí)，在實(shí)驗(yàn)室里見到的北京和佳ERP，真正的對ERP有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、使用和運(yùn)用，是我們公司目前在用的全球知名的IFS的ERP。20XX年年初，我們公司的ERP財(cái)務(wù)模塊項(xiàng)目啟動，整個ERP系統(tǒng)的實(shí)施，可以分為以下四個階段：(一)接受培訓(xùn)、軟件安裝和熟悉軟件階段;(二)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段;(三)初始上線階段;(四)驗(yàn)收檢驗(yàn)階段。作為項(xiàng)目小組的一員，在第一階段接受培訓(xùn)中，我們就遇到了實(shí)施過程的第一道坎：
首先是觀念沖突：
ERP是一種先進(jìn)的企業(yè)信息管理系統(tǒng)，它不僅僅是一套軟件，這會與我們的傳統(tǒng)觀念產(chǎn)生很大的沖突。是對我們腦袋里固有觀念的挑戰(zhàn)。如果我們不對它多接觸并認(rèn)真學(xué)習(xí)的話，我們很難接受它。在我們財(cái)務(wù)模塊，這點(diǎn)的表現(xiàn)尤為突出。ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)模塊中更多的融入了管理會計(jì)的思想，與我國目前會計(jì)實(shí)務(wù)的現(xiàn)狀有一些差距。作為一個財(cái)務(wù)人員，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)會計(jì)只要求我們記賬和核算，我們只是被動的接受各業(yè)務(wù)部門送來的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和研究，可以說，出了會計(jì)報(bào)表，我們的會計(jì)工作基本已經(jīng)結(jié)束。而ERP卻對我們的財(cái)務(wù)人員提出了更高的要求，出了會計(jì)報(bào)表，也許只是我們工作的開始。它還要求我們對別的業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督、管理并指導(dǎo)。這是一種革命，是革別的業(yè)務(wù)部門的命，革命就必然會遭到反抗!
再者是操作流程及ERP界面的改變。
目前中國的財(cái)務(wù)軟件，操作流程都是在財(cái)務(wù)內(nèi)部，一般和別的業(yè)務(wù)部門不會有太大的沖突。操作界面都是很直接、簡單和友好的，我們財(cái)務(wù)人員記賬，輸入什么馬上就看到什么，做錯了憑證，沒有過賬前，我們可以修改，可以刪除�？傊o我們的感覺就是：財(cái)務(wù)軟件就是我的奴仆，我讓它向東它不會向西�？蒃RP卻不是這樣，在操作流程上，它是一個整體，整個公司是聯(lián)在一起的。它會從別的業(yè)務(wù)部門帶來一些自己的想法，這就需要財(cái)務(wù)部門為了了解它的想法而跨出財(cái)務(wù)部門和別的部門一起來保持協(xié)調(diào)。它的界面跟我心里的界面也不一樣!比如，多年下來，我認(rèn)為輸入憑證只在一個界面，輸入之后我馬上看到的樣子是長的就一個鼻子一個眼。而它卻不是這樣，而ERP不同的憑證有不同的界面。錄入之后看到的除了一個鼻子一個眼外，還可能有了眉毛和胡子，要想找到它的鼻子和眼，還需要我們?nèi)フJ(rèn)真的看看之后才能找到。更有甚者，我看到的憑證還可能不是我做的，是別人做好后自動傳給我的。如果你對它不熟悉的話，我們就會一頭霧水，越做越亂，達(dá)不到你要的結(jié)果。這對我們財(cái)務(wù)人員來說，也是另一種革命，是革我們自己的命，對自己革命，恐怕痛楚也只有我們自己清楚!
培訓(xùn)結(jié)束之后，就開始了第二階段的初始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備過程，ERP財(cái)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備，比普通的財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的要求高了很多，也復(fù)雜了很多。這從ERP的概念就可以看出來，ERP是企業(yè)資源計(jì)劃，這就要求有些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)一定要有整體的思想，一定要與別的部門聯(lián)合起來!只有這樣，搜集到的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)才會除了滿足財(cái)務(wù)核算之外，達(dá)到管理的目的。概括起來，初始數(shù)據(jù)的維護(hù)主要有以下三類：
第一、 財(cái)務(wù)通用數(shù)據(jù)的維護(hù)。這類數(shù)據(jù)與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)一樣，只需要根據(jù)會計(jì)準(zhǔn)則和規(guī)范，每家企業(yè)都適用。例如會計(jì)期間、憑證序列、憑證編號的維護(hù)等等。
第二、 須根據(jù)企業(yè)實(shí)際，自行決定的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。這類數(shù)據(jù)每家企業(yè)不盡相同，象會計(jì)科目的設(shè)置、會計(jì)分析點(diǎn)的設(shè)置等等。就是根據(jù)我們公司業(yè)務(wù)核算的實(shí)際需要，設(shè)置與我們公司相匹配的一級及明細(xì)科目的設(shè)置。這些數(shù)據(jù)的維護(hù)，我們得到了財(cái)務(wù)部的大力配合，在與大家的多次溝通和交流后，我們最終確定并維護(hù)了該類數(shù)據(jù)。在這里再次對他們的工作致以衷心的感謝!
第三、 與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)軟件不同的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的維護(hù)。這類數(shù)據(jù)的搜集，往往要往返幾個部門才能最終確定下來，而且工作量也十分巨大。比如我們往來戶中的供應(yīng)商維護(hù)，對于在ERP系統(tǒng)做采購訂單的供應(yīng)商，供方管理辦公室維護(hù)了該供應(yīng)商采購方面的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)就需要在供方管理辦公室維護(hù)的基礎(chǔ)上，根據(jù)財(cái)務(wù)管理的需需要，維護(hù)該供應(yīng)商的財(cái)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。對于不在ERP系統(tǒng)做采購訂單的供應(yīng)商，需要從財(cái)務(wù)部門搜集后一一輸入到ERP系統(tǒng)。在輸入的過程中，我們必須十分小心，因?yàn)樯圆蛔屑?xì)，我們就會重復(fù)錄入。況且我們從財(cái)務(wù)部門得到的這部分?jǐn)?shù)據(jù)還需要我們?nèi)ミM(jìn)行加工整理。不過在項(xiàng)目小組別的同志的協(xié)助下，我們團(tuán)結(jié)一心，通過加班加點(diǎn)，高質(zhì)量的維護(hù)了2500家客戶和1200家供應(yīng)商的全部信息。