加強對檔案數(shù)字化工作的管理管理學論文
檔案數(shù)字化涉及檔案館內(nèi)部許多部門,因此，加強組織管理工作顯得十分重要。檔案數(shù)字化建設是一項復雜的系統(tǒng)工程,要經(jīng)過實際的調(diào)研和論證，運用科學方法預測，制定科學配置各種資源進行檔案數(shù)字化的總體規(guī)劃和年度專項計劃。通過計劃謀求管理系統(tǒng)的外部環(huán)境、內(nèi)部條件、決策目標三者在動態(tài)上的平衡，實現(xiàn)制定的各項目標。
實施是一個復雜的活動過程。檔
案數(shù)字化建設又是一項全新的工作，技術含量高，涉及到許多因素，在實施過程中會出現(xiàn)各種各樣的矛盾和困難，會遇到來自各方面的干擾。實施特別強調(diào)解決問題的及時性，通過創(chuàng)新行政管理與技術管理相互作用的新機制，實施有效的組織、指揮、協(xié)調(diào)、激勵工作，保證檔案數(shù)字化計劃目標的順利實現(xiàn)。
一、檔案數(shù)字化的指導思想與原
則檔案數(shù)字化的指導思想是：以需求為導向，以利用為目的，充分利用計算機軟硬件功能，最大限度地發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設備能力，保護館藏檔案原件完好，保證數(shù)字化檔案真實準確，更好地發(fā)揮檔案信息資源的作用。
檔案數(shù)字化的原則是：要遵循
重要檔案數(shù)字化的.價值性、常用檔案數(shù)字化的實用性、開放檔案數(shù)字化的開放性、褪跡檔案數(shù)字化的搶救性、解密檔案數(shù)字化的及時性、目錄數(shù)字化與全文數(shù)字化分步的時效性、檔案數(shù)字化加工與利用同步的一致性等原則。
二、本級為主,分步實施
1、本級為主。根據(jù)檔案館職能分工和檔案來源原則,各級地方檔案館永久檔案絕大多數(shù)是本級機關形成的，這部分檔案自然是當?shù)貦n案館數(shù)字化的重點。同時，地方檔案館都保管著大量的上級檔案文件，館際之間上級檔案文件重復是必要的，這些紙質(zhì)文件來源一般都是上級機關統(tǒng)一印制的。地方檔案館堅持本級為主的原則，根據(jù)需要和可能適時、適量地進行利用頻繁政策性上級檔案文件的全文數(shù)字化，以滿足當前工作的急需，盡量減少檔案館多層的重復勞動。
2、分步實施。館藏檔案數(shù)字化
不可能一步到位，而且檔案室進館范圍檔案陸續(xù)進館，進館范圍檔案實施檔案數(shù)字化館室共建、共贏、共享的策略非常重要。在具體實施過程中，文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設是最基礎性的工作，是第一位需要建全的。專題數(shù)據(jù)庫建設，是根據(jù)現(xiàn)實需要而適時建立。全文數(shù)據(jù)庫建設，是滿足信息檢索需要而必須加快建設的數(shù)據(jù)庫。
三、檔案數(shù)據(jù)庫的管理
1、在建數(shù)據(jù)庫的設立。在建數(shù)據(jù)庫是為了數(shù)字化加工所設立的動態(tài)庫，是數(shù)據(jù)不斷變化的數(shù)據(jù)庫，完成的文件級目錄數(shù)據(jù)庫則是成果庫。但是，在鑒定及全文數(shù)字化加工過程中，它又成為全文數(shù)字化加工在建數(shù)據(jù)庫。
2、成果數(shù)據(jù)庫的使用。成果數(shù)據(jù)庫只分配使用權限，只有特殊需要時經(jīng)批準，才分配數(shù)據(jù)改變的操作權限。
3、數(shù)據(jù)的管理與監(jiān)督。建立技術負責人、超級管理員、數(shù)據(jù)管理員連鎖責任制。實行審批者沒有數(shù)據(jù)操作權；超級管理員只允許分配權限，不允許使用數(shù)據(jù)操作權；數(shù)據(jù)管理員只有需要時經(jīng)批準使用數(shù)據(jù)操作權；
用后即刻收回；給予單位領導和相關中層干部全部數(shù)據(jù)的查看權。
四、數(shù)字化檔案利用服務
數(shù)字化檔案利用服務工程是以搞活數(shù)字化檔案利用為目的，以局域網(wǎng)、政務網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)為平臺，通過建立數(shù)據(jù)安全管理制度、網(wǎng)絡安全運行制度和具有法律責任的網(wǎng)管、數(shù)據(jù)管理員、數(shù)字化加工人員、提供利用人員連鎖責任制，環(huán)環(huán)相扣，從措施上保證數(shù)字化檔案的準確。通過防火墻、CA認證、數(shù)字水印、電子簽章、權限控制等計算機新技術，從技術上保證數(shù)據(jù)的安全，利用網(wǎng)絡實現(xiàn)檔案的法律效力，實現(xiàn)遠程為利用者提供快捷、準確數(shù)字化檔案的目標。
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